Politique de rétention des données – Yoboo
Version
1.0
Date
09/06/2026
Responsable
Délégué à la protection des données Intake BV
Statut
Approuvé et actif
Application
Application Yoboo et fonctionnement interne d'Intake BV
Intake BV (ci-après dénommée « Yoboo ») traite les données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), Règlement (UE) 2016/679.
En sa qualité de Responsable du traitement, Yoboo veillera à ce que les données personnelles ne soient pas conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées au-delà de ce qui est nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées (le principe de limitation de la conservation, art. 5 (1) (e) RGPD). Cette politique de conservation des données contient les directives pour la conservation, l'archivage et la suppression sécurisée des données au sein de Yoboo. Les durées de conservation peuvent varier en fonction de la finalité et peuvent également être déterminées par des obligations légales qui fixent des durées de conservation ou des restrictions spécifiques.
Cette politique s'applique à toutes les données collectées, traitées et stockées par Yoboo, y compris :
- Données des clients et des fournisseurs
- Données des utilisateurs de l'application Yoboo et de leurs activités
- Données générées ou gérées par les départements internes et Yoboo
- Données sous forme numérique et physique
- Données stockées dans le cloud ou sur des systèmes locaux
Yoboo applique les durées de conservation suivantes par catégorie de données :
Type de données personnelles
Finalité du traitement
Durée de conservation
Méthode de suppression
Données des clients (coordonnées)
Gestion des clients, facturation
7 ans après la dernière transaction (conformément aux exigences fiscales)
Suppression automatisée
Données des fournisseurs (coordonnées)
Gestion des fournisseurs, facturation
7 jaar na de laatste transactie (inovereenstemming met fiscale vereisten)
Geautomatiseerde verwijdering
Gegevens van werknemers
HR-administratie, salarisadministratie
5 jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst
Geautomatiseerde verwijdering
CV’s en gegevens uit sollicitaties
Werving en selectie
Voorafgewezen sollicitanten: 1 jaar na de sollicitatie Voorsollicitanten in de wervingspool: zolang de toestemming niet wordt ingetrokkenen maximaal 3 jaar na de sollicitatie
Geautomatiseerde verwijdering
Marketinggegevens (nieuwsbrief,promoties)
Marketingcommunicatie
Voor communicatie op basis van toestemming:tot intrekking toestemming
OF
Voor communicatie op basis van gerechtvaardigd belang:totdat de gebruikers diens account verwijdert
Geautomatiseerde verwijdering
Contactgegevens
Interne communicatie
Looptijd van de arbeidsovereenkomst
Geautomatiseerde verwijdering
Loggegevens en gebruikslogboeken (sessietijd,klikgedrag)
Beveiliging, analyse en verbetering
Maximaal 6 maanden
Geautomatiseerde verwijdering
Foto's/video's van werknemers
Publicatie op sociale media of in officiëledocumenten van de organisatie.
De foto's/video's worden bewaard zolang de toestemming geldig is
Geautomatiseerde verwijdering
Alle categorieën
Back-upkopieën
Er wordt elke maand een back-up gemaakt in in MongoDB Atlas (Cloud). Na 90 dagen wordt de vorige versie verwijderd.
Er worden back-ups gemaakt op uur-, week- en maandbasis. De back-up die om de 6 uur wordt gemaakt, wordt vanwege de grote hoeveelheid gegevens slechts 7 dagen bewaard.
De back-up die om de week wordt gemaakt, wordt slechts 4 weken bewaard. De back-up die om de maand wordt gemaakt, wordt 1 jaar bewaard.
Geautomatiseerde verwijdering
Identificatiegegevens
(naam en e-mailadres)
Beheer van Yoboo gebruikersaccounts
Zolang het account actief is. Na beëindiging van het account worden de persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd.
Geautomatiseerde verwijdering
Gezondheidsgegevens
Bijvoorbeeld:
• Slaapgegevens: slaapduur, slaapkwaliteit, slaappatronen
• Voedingsgegevens: calorie-inname, eetgedrag, dieetbeperkingen
• Bewegingsgegevens: activiteitstype, duur, frequentie, stappentelling
• Lichamelijke metingen: lengte, gewicht, BMI,hartslag, bloeddruk
• Mentaal welzijn: stressniveau, stemming,energieniveau
• Doelstellingen en progressie: persoonlijkeleefstijldoelen, voortgangsmetingen
Geven van gepersonaliseerd leefstijladvies
Zolang het account actief is. Na beëindiging van het account worden de persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd.
Leefstijladviezen worden geanonimiseerd bijgehouden.
Identificatiegegevens
(naam en e-mailadres)
Het plannen, organiseren en opvolgen van coachingsessies via de applicatie
Tot 1 jaar na afhandeling van het contactverzoek
Geautomatiseerde verwijdering
Identificatiegegevens Gezondheidsgegevens Chat
Chatten met Yobi chatbot
Zolang het account actief is en 30 dagen nadien
Geautomatiseerde verwijdering
Identificatiegegevens Financiële gegevens
Afhandeling van aankoop webshop en levering
Gedurende de duur van de uitvoering van de bestelling. Gegevens die Yoboo op grond van wettelijke boekhoudkundige verplichtingen moeten bewaren, worden 7 jaar bewaard.
Geautomatiseerde verwijdering
Gezondheidsgegevens
Het ontvangen, opslaan en beschikbaar stellen binnen de applicatie van testresultaten van door Yoboo gefaciliteerde testen.
Gegevens die mits toestemming van de gebruiker worden opgeladen in de applicatie: zolang het account actief is en tot 30 dagen nadien.
Gegevens uit de Multiscan worden na oplevering van het bedrijfsrapport aan de klant, verwijderd.
Wanneer een gebruiker de Multiscan uitvoert maar de Yoboo app niet installeert, worden de verzamelde gegevens tijdelijk opgeslagen in de cloud en na 60 dagen verwijderd
Geautomatiseerde verwijdering
Gegevens in documenten
Het opladen, opslaan en delen van bestandenbinnen de applicatie
Zolang het account actief is en tot 30 dagennadien, of tot het moment waarop de gebruiker het document zelf verwijdert(indien dat eerder gebeurt)
Geautomatiseerde verwijdering
Identificatiegegevens Beroepsgegevens
Inschrijving en organisatie van opleidingen voor apothekers
Gedurende de looptijd van de samenwerking tussen de betreffende apotheek en Yoboo
Geautomatiseerde verwijdering
Gezondheidsgegevens
Facescan via website voor analyse van energieniveau
Na het verzenden van de e-mail met de afgeleide analyse-uitkomst worden de gegevens niet langer opgeslagen
Geautomatiseerde verwijdering
Identificatiegegevens
Online afspraakplanning via de website
Tot 1 jaar na afhandeling van het contactverzoek
Geautomatiseerde verwijdering
Retentietermijnen kunnen worden verlengd indien (a) er een wettelijke bewaarplicht bestaat, (b) lopende juridische procedures dit vereisen, of (c) de toezichthouder (Gegevensbeschermingsautoriteit) dit verlangt. De retentietermijnen zijn tevens vastgelegd in het verwerkingsregister.
Wanneer de retentietermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens:
- Permanent verwijderd met behulp van veilige methoden (bv. datavernietiging, versnippering), of
- Indien van toepassing, geanonimiseerd om analytische waarde te behouden zonder persoonlijke identificatie.
Yoboo hanteert geautomatiseerde retentiebeheersystemen die:
- dagelijks retentietermijnen controleren pergegevenscategorie;
- gegevens die de vastgestelde termijn overschrijdenautomatisch verwijderen;
- verwijdering loggen in een audittrail voor verantwoordingsplicht (art. 5 lid 2 AVG).
Wanneer een gebruiker het account verwijdert, wordt het volgende proces gevolgd:
- Onmiddellijk: toegang tot de applicatie wordt ingetrokken; account wordt gedeactiveerd;
- Binnen 30 dagen: actieve gezondheidsmetingen en -data en profielgegevens worden verwijderd;
- Binnen 7 dagen, 4 weken of 1 jaar: back-upkopieën worden overschreven conform de back-uproulatieprocedure;
- Na 7 jaar: financiële en fiscale gegevens worden verwijderd.
Eigenaarschap en verantwoordelijkheid zijn essentieel om effectief gegevensbeheer te waarborgen. De volgende rollen hebben vastgelegde verantwoordelijkheden:
- Afdelingshoofden: zorgen ervoor dat persoonsgegevens binnen hun afdeling correct worden beheerd en tijdig verwijderd.
- IT-afdeling: zorgt voor de implementatie van de passende technische maatregelen voor bewaring, (geautomatiseerde) verwijdering of anonimiseringsprocedures.
- Juridische/Compliance-afdeling: waarborgt afstemming met toepasselijke wetgeving en ziet toe op de naleving van dit beleid en actualiseert het.
- Medewerkers: houden zich aan het principe van minimale opslag en het melden van overtredingen.
Dit data retentiebeleid wordt minimaal jaarlijks herzien, of eerder bij:
- wijzigingen in toepasselijke wet- en regelgeving;
- significante wijzigingen in de verwerkte gegevenscategorieën of verwerkingsdoeleinden;
- aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit;
- bevindingen uit interne of externe audits.
Alle versies van dit beleid worden gearchiveerd en op verzoek beschikbaar gesteld aan de toezichthoudende autoriteit.